Продуманная оргструктура помогает сфокусировать команду на общих целях и навести порядок в коммуникации — так, чтобы было понятно, кто чем занят и как строится взаимодействие между людьми.
В этом гайде вместе со старшим консультантом TYPICAL Тамарой Мун рассказываем, как выстроить оргструктуру с нуля, а также изменить существующую.
Шаг 1. Если у вас есть оргструктура, оцените ее
- Соответствует ли оргструктура стратегии и целям компании?
У всех стратегических инициатив должны быть ответственные и соответствующие ресурсы для реализации. - Достаточно ли прозрачны и измеримы зоны ответственности?
У каждого отдела и сотрудника должны быть фиксированные полномочия. В структуре не должно быть бесхозных зон ответственности, и они не должны пересекаться. - Насколько быстро и качественно принимаются решения?
Ключевые функции оргструктуры должны быть вынесены наверх, а количество уровней иерархии — обеспечивать качественное и быстрое принятие решений. - Соответствуют ли люди их ролям?
В организации должны быть все компетенции, необходимые для реализации стратегии — и ключевые позиции должны быть заняты компетентными людьми. - Прозрачны ли взаимосвязи внутри оргструктуры?
Руководители должны понимать ценность совместной работы, грамотно управлять стейкхолдерами, обеспечивать процессы обмена информацией и разрешения конфликтов. - Насколько адаптивна ваша структура?
Ваша команда и процессы должны быть готовы к изменениям. Чтобы проверить гибкость оргструктуры, представьте пять изменений, с которыми вы можете столкнуться, и определите ограничения.
<<tipikal-chat-bot-kompetencii>>
В зависимости от того, с какими пунктами есть проблемы, уточните или измените:
#list-small
- какие есть единицы оргструктуры,
- как между ними распределены полномочия и ответственность,
- как выглядит иерархия принятия решений,
- как устроены процессы взаимодействия внутри структуры,
- какие требования к людям в командах.
#note
Оргструктуру необходимо менять, если она перестала соответствовать стратегии и бизнес-плану или если компания «переросла» структуру, как это бывает в небольших быстрорастущих командах.
Шаг 2. Сформулируйте требования к оргструктуре
Что для этого нужно:
#list-small
- Стратегия — к чему мы хотим прийти и куда развиваться, как мы этого добьемся и в какие сроки.
- Цели изменений — например, повышение эффективности ключевого процесса компании.
- Ограничения — интересы стейкхолдеров, культура организации, технические, финансовые и юридические ограничения.
- Определите, какие единицы обязательно должны быть в вашей оргструктуре.
Пример: маркетплейс для wellness-активностей оперирует в России и MENA, и в каждом регионе своя бизнес-модель — значит, для регионов обязательно нужны отдельные команды. - Решите, как единицы структуры будут связаны между собой.
Пример: международной сети ресторанов важно экономить на масштабе, при этом поддерживая одинаковый уровень качества и удовлетворяя специфические потребности людей в разных регионах — значит, процессы и технологии должны быть централизованы в управляющей компании и связаны с децентрализованной разработкой продуктовой линейки в регионах. - Выясните, какая экспертиза вам необходима для реализации стратегии.
Пример: бизнес по доставке хочет стать цифровым и продавать инструменты для других бизнесов по доставке — значит, ему нужна экспертиза в создании и развитии продуктов. - Продумайте план по масштабированию.
Пример: в компании 200 человек, но через год она планирует увеличиться в 5 раз — значит, нужно понять, почему и за счет каких команд будет расти структура, сколько появится уровней иерархии и как будет расти количество прямых подчиненных на каждом уровне. - Оцените доступные ресурсы.
Пример: компания запускает новое направление, но не уверена в его жизнеспособности — значит, структура этого направления должна быть высушена, у каждого человека должна быть нужная для актуальных целей функция, а остальные роли должны быть деприоритезированы.
Шаг 3. Определите структуру команд
Мы выделяем два вида категоризации оргструктур:
- по типу организации команд: какие команды есть и как распределяются ресурсы,
- по формату управления: как выстроена иерархия принятия решений.
Подробнее о видах оргструктур мы писали в этой статье.
01 Выберите структуру по типу организации команд
#list-small
- Функциональная — разделяет компанию по функциям, например, юридический, финансовый и маркетинговый отделы. Больше подходит малым и средним организациям или тем, что производят тесно связанный набор продуктов.
- Дивизиональная — разделяет компанию по регионам, крупным продуктам или разным группам ЦА. Больше подходит средним и крупным организациям, которые хотят быстро реагировать на изменения на различных рынках.
- Матричная — сочетание функциональной и дивизиональной структуры, где у сотрудников есть два руководителя: функциональный и проектный. Подходит организациям, которые хотят сэкономить на масштабе, сбалансировать власть функций и продуктов. А также компаниям в ситуации неопределённости.
- Холакратия — разделяет компанию на небольшие межфункциональные команды, которые работают на благо общих целей, но независимо друг от друга и без прямого надзора «сверху». Подходит небольшим и быстро меняющимся компаниям.
02 Определите формат управления
С точки зрения форматов управления подходящая оргструктура будет находиться на спектре между иерархичной и плоской — и зависит от количества уровней иерархии и количества подчиненных на каждом уровне. Подробнее об этом мы писали здесь.
Количество уровней иерархии влияет на скорость и качество принятия решений, точность коммуникации и эффективность взаимодействия между командами.
Чтобы определить оптимальное для вашей компании количество уровней иерархии и прямых подчиненных, оцените:
- Насколько стандартизирована работа в подразделениях — чем выше уровень стандартизации, тем больше сотрудников может контролировать один руководитель.
- Насколько работа руководителя схожа с работой подчиненных — чем больше сходства, тем легче руководителю ее контролировать.
- Насколько сложная работа у сотрудников — чем сложнее и рискованнее работа, тем больше контроля требуется от руководителя.
- Насколько работа сотрудников зависит от работы их коллег — чем более взаимозависимая работа в команде, тем больше усилий руководитель будет прикладывать для ее координации.
Шаг 4. Визуализируйте структуру и опишите роли
Создайте схему оргструктуры в Figma, Miro или другом удобном для вас инструменте. Опишите все единицы оргструктуры, роли и процессы.
Для описания ролей определите:
#list-small
- цели и ключевые метрики,
- зоны ответственности и полномочия,
- ключевых стейкхолдеров и роли, с которыми предстоит совместно работать над достижением общих результатов,
- ключевые компетенции.
Шаг 5. Внедрите оргструктуру
Чтобы успешно изменить существующую оргструктуру компании, нужны ясные цели трансформации, поддержка топ-менеджмента и отлаженные процессы контроля и информирования.
- Презентуйте структуру и план изменений команде. Цель презентации — объяснить, зачем компании нужны изменения, какие они, как они будут происходить и как повлияют на команду.
- Соберите агентов изменений — руководителей будущих единиц структуры: отделов, продуктов, департаментов, регионов. Они должны понимать, как общаться и принимать решения, чтобы объяснять это команде и поддерживать изменение зон ответственности и процессов.
- Проведите пилот — проверьте, что основные принципы оргструктуры действительно отвечают стратегии и требованиям организации.
- Внедрите изменения на уровне всей компании — наймите недостающих людей на ключевые позиции, разработайте и внедрите новые процессы, а также обучите команды недостающим компетенциям и процессам
<<intensive-text-grey>>
Шаг 6. Следите за эффективностью
Чтобы новая оргструктура работала и помогала фокусировать команду на стратегии, руководителю важно регулярно следить за ее актуальностью и эффективностью и своевременно вносить изменения.
Для этого обеспечьте двустороннюю коммуникацию с командой, убедитесь, что люди соответствуют их ролям и целенаправленно выстраивайте процессы взаимодействия.
